Versie: 20 juli 2026
IO Supply B.V. respecteert de privacy van haar klanten, prospects, leveranciers, zakenpartners, websitebezoekers, sollicitanten en andere personen met wie zij contact heeft. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door:
IO Supply B.V.
Hooipolderweg 20
2635 CZ Den Hoorn
Nederland
KvK-nummer: 42065238
BTW-nummer: NL869547951B01
E-mail voor privacyvragen: info@iosupply.com
Algemeen telefoonnummer: 085 213 0356
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
IO Supply B.V. is in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven. Dit betekent dat IO Supply bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze deze persoonsgegevens worden verwerkt.
In bepaalde situaties kan IO Supply persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een zakelijke klant verwerken. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer IO Supply op verzoek van een installateur toegang krijgt tot gegevens van een eindgebruiker om technische ondersteuning te verlenen.
Wanneer IO Supply als verwerker optreedt, worden de afspraken over de verwerking vastgelegd in een verwerkersovereenkomst of andere passende overeenkomst. De betreffende zakelijke klant blijft dan verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan de eindgebruiker en voor de rechtmatigheid van de verwerking.
2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onder meer:
• klanten en potentiële klanten;
• bestuurders, eigenaren, werknemers en contactpersonen van klanten;
• installateurs, wederverkopers en projectpartners;
• leveranciers en hun contactpersonen;
• bezoekers van onze website en gebruikers van een klantportaal;
• deelnemers aan trainingen, evenementen en bijeenkomsten;
• personen die contact opnemen met onze verkoop-, support- of administratieafdeling;
• eindgebruikers van producten, voor zover hun gegevens in het kader van support, garantie, productregistratie, productveiligheid of een terugroepactie aan IO Supply worden verstrekt;
• sollicitanten;
• overige zakelijke relaties.
De diensten van IO Supply zijn gericht op zakelijke klanten en niet specifiek op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder een geldige grondslag of de noodzakelijke toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de relatie die u met IO Supply heeft en van de producten of diensten die worden afgenomen.
3.1 Contact- en identificatiegegevens
Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:
• voor- en achternaam;
• functie en afdeling;
• bedrijfsnaam;
• zakelijk adres;
• aflever- en factuuradres;
• zakelijk e-mailadres;
• zakelijk telefoonnummer;
• handtekening;
• gebruikersnaam of accountnummer;
• taal- en communicatievoorkeuren;
• KvK-nummer en btw-nummer;
• gegevens over vertegenwoordigingsbevoegdheid.
KvK- en btw-gegevens zijn niet altijd persoonsgegevens. Dat kunnen zij wel zijn wanneer deze gegevens direct of indirect betrekking hebben op een natuurlijke persoon, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak of vennootschap onder firma.
3.2 Klant-, offerte- en ordergegevens
Wij kunnen gegevens verwerken over:
• aanvragen en offertes;
• bestellingen en orderhistorie;
• overeenkomsten en gemaakte afspraken;
• prijzen, kortingen en kredietlimieten;
• geleverde producten en diensten;
• afleveringen en transport;
• facturen en betalingen;
• openstaande vorderingen en betalingsgedrag;
• retourzendingen en creditnota’s;
• contacten met onze verkoop- en administratieafdeling;
• deelname aan acties, trainingen of evenementen.
3.3 Financiële gegevens
Wij kunnen de volgende financiële gegevens verwerken:
• bankrekeningnummer;
• tenaamstelling van een rekening;
• betaalgegevens;
• factuurgegevens;
• gegevens over kredietwaardigheid;
• gegevens die nodig zijn voor debiteurenbeheer, incasso of fraudepreventie.
Wij ontvangen in beginsel geen volledige betaalkaartgegevens wanneer betalingen via een externe betaaldienstverlener worden uitgevoerd. De betreffende betaaldienstverlener verwerkt die gegevens overeenkomstig zijn eigen privacyvoorwaarden.
3.4 Product-, installatie-, garantie- en supportgegevens
Voor technische ondersteuning, garantie, retouren en productveiligheid kunnen wij onder meer verwerken:
• productnaam en producttype;
• serienummer;
• firmware- en softwareversie;
• aankoop-, installatie- en ingebruikstellingsdatum;
• installatieadres;
• gegevens van de installateur;
• gegevens van de eigenaar of eindgebruiker, voor zover noodzakelijk;
• foto’s en video’s van producten en installaties;
• foutcodes, logbestanden en diagnostische gegevens;
• systeemconfiguraties;
• onderhouds- en reparatiegegevens;
• informatie over defecten, storingen en schade;
• gegevens over garantieclaims en RMA-procedures;
• informatie over veiligheidsincidenten;
• communicatie met fabrikanten en technische dienstverleners.
Bij een veiligheidsincident kunnen in uitzonderlijke gevallen ook gegevens over letsel of gezondheid worden ontvangen. Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de behandeling en melding van het incident, voor productveiligheid, voor een juridische procedure of voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
3.5 Energie-, verbruiks- en telemetriegegevens
Sommige thuisbatterijen, energiemanagementsystemen, omvormers en bijbehorende platforms verzamelen technische gebruiksgegevens. Dit kunnen onder meer zijn:
• laad- en ontlaadgegevens;
• energieproductie en energieverbruik;
• batterijstatus en State of Health;
• foutmeldingen;
• beschikbaarheid en prestaties van het systeem;
• tijdstippen van gebruik;
• systeem- en netwerkgegevens;
• communicatie tussen batterij, omvormer, energiemanagementsysteem en cloudplatform.
Dergelijke gegevens kunnen persoonsgegevens zijn wanneer zij gekoppeld kunnen worden aan een woning, bedrijf, gebruiker of ander identificeerbaar persoon.
IO Supply heeft niet automatisch toegang tot alle gegevens die een product of fabrikantplatform verzamelt. Of IO Supply toegang heeft en welke rol IO Supply daarbij vervult, is afhankelijk van het betreffende product, het platform en de afspraken met de klant of fabrikant.
Wanneer IO Supply voor eigen doeleinden toegang krijgt tot deze gegevens, bijvoorbeeld voor garantiebeoordeling, productverbetering of productveiligheid, informeert IO Supply de betrokkenen daarover voor zover dat wettelijk vereist is.
3.6 Communicatiegegevens
Wanneer u telefonisch, schriftelijk, per e-mail, via een contactformulier, klantportaal, chatfunctie of sociale media met ons communiceert, kunnen wij verwerken:
• uw contactgegevens;
• de inhoud van de communicatie;
• datum en tijdstip van de communicatie;
• bijlagen;
• notities van gesprekken;
• technische en commerciële vragen;
• klachten en verzoeken.
Telefoongesprekken worden niet opgenomen, tenzij wij u vooraf uitdrukkelijk informeren dat een gesprek wordt opgenomen en daarvoor een geldige grondslag bestaat.
3.7 Website-, apparaat- en loggegevens
Bij het gebruik van onze website of een klantportaal kunnen onder meer worden verwerkt:
• IP-adres;
• datum en tijdstip van bezoek;
• bezochte pagina’s;
• verwijzende website;
• browser- en apparaattype;
• besturingssysteem;
• schermresolutie;
• taalinstellingen;
• sessiegegevens;
• login- en beveiligingsgegevens;
• cookie-identificatoren;
• gegevens over het gebruik en de werking van de website of het portaal.
Meer informatie over cookies en vergelijkbare technieken staat in artikel 11 van deze privacyverklaring en, indien van toepassing, in onze afzonderlijke cookieverklaring.
3.8 Marketinggegevens
Wij kunnen gegevens verwerken over:
• nieuwsbriefinschrijvingen;
• marketingvoorkeuren;
• toestemming voor commerciële communicatie;
• afmeldingen en bezwaren;
• het openen van of klikken in nieuwsbrieven, voor zover hiervoor toestemming is verkregen of dit anderszins rechtmatig is;
• interesses die blijken uit eerder afgenomen producten of diensten;
• deelname aan campagnes, evenementen of trainingen.
3.9 Gegevens van leveranciers en zakenpartners
Van leveranciers, fabrikanten, vervoerders, adviseurs en andere zakenpartners kunnen wij verwerken:
• naam en functie van contactpersonen;
• contactgegevens;
• afspraken en correspondentie;
• contractuele gegevens;
• leverings- en prestatiegegevens;
• factuur- en betaalgegevens;
• compliance- en integriteitsinformatie;
• gegevens die nodig zijn voor leveranciersbeoordelingen.
3.10 Sollicitatiegegevens
Wanneer u bij IO Supply solliciteert, kunnen wij verwerken:
• naam en contactgegevens;
• curriculum vitae;
• motivatiebrief;
• opleiding en werkervaring;
• referenties;
• beschikbaarheid;
• salarisindicatie;
• correspondentie over de sollicitatie;
• openbare professionele informatie, bijvoorbeeld op LinkedIn;
• andere gegevens die u zelf aan ons verstrekt.
Wij verzoeken sollicitanten om geen bijzondere of niet-relevante persoonsgegevens aan ons te verstrekken.
4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
Wij verkrijgen persoonsgegevens onder meer:
• rechtstreeks van u;
• van de organisatie waarvoor u werkt;
• van een installateur, wederverkoper of projectpartner;
• uit een bestelling, overeenkomst of klantaccount;
• van een fabrikant of leverancier;
• van een vervoerder of logistieke dienstverlener;
• van een kredietinformatiebureau of handelsregister;
• uit openbare zakelijke bronnen;
• via onze website, klantportalen en communicatiekanalen;
• uit productregistraties, garantieclaims en supportverzoeken;
• uit fabrikant- of productplatforms waartoe wij rechtmatig toegang hebben.
Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u verkrijgen, informeren wij u daarover voor zover de wet dat vereist.
5. Voor welke doeleinden en op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
5.1 Aanvragen, offertes en overeenkomsten
Wij verwerken persoonsgegevens om:
• aanvragen te beantwoorden;
• offertes op te stellen;
• klanten te registreren;
• bestellingen te verwerken;
• producten en diensten te leveren;
• afspraken uit te voeren;
• retouren en klachten te behandelen;
• contact te onderhouden over een zakelijke relatie.
De grondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst wanneer u zelf partij bent bij die overeenkomst.
Wanneer u optreedt als contactpersoon van een onderneming of andere rechtspersoon, baseren wij de verwerking doorgaans op ons gerechtvaardigde belang en dat van de betreffende onderneming om een zakelijke relatie tot stand te brengen en uit te voeren.
5.2 Logistiek en aflevering
Wij verwerken persoonsgegevens om:
• leveringen te plannen;
• afleveradressen door te geven;
• transporten te volgen;
• contact mogelijk te maken bij een levering;
• verlies, schade en afleverproblemen te onderzoeken.
De grondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang bij een correcte en efficiënte logistieke afhandeling.
5.3 Facturering en financiële administratie
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
• facturering;
• betalingen;
• boekhouding;
• belastingaangiften;
• accountantscontroles;
• debiteurenbeheer;
• incasso;
• fraudepreventie.
De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigde belang bij een correcte financiële administratie en het verkrijgen van betaling.
5.4 Kredietwaardigheid en fraudepreventie
Voor leveringen op rekening kunnen wij de kredietwaardigheid van een klant onderzoeken. Daarbij kunnen wij informatie raadplegen uit handelsregisters, openbare bronnen, eerdere betaalervaringen en informatie van zakelijke kredietinformatiediensten.
Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigde belang om financiële risico’s, wanbetaling en fraude te beperken.
Wanneer een kredietbeslissing gevolgen heeft voor een klant, zorgen wij waar nodig voor menselijke beoordeling. Wij nemen in beginsel geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
5.5 Support, garantie en RMA
Wij verwerken persoonsgegevens om:
• technische ondersteuning te verlenen;
• storingen te onderzoeken;
• garantievoorwaarden te beoordelen;
• retourzendingen en reparaties af te handelen;
• contact te onderhouden met fabrikanten;
• producten te repareren of vervangen;
• misbruik van garantieprocedures te voorkomen.
De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigde belang bij een correcte garantie- en supportafhandeling.
5.6 Productregistratie, traceerbaarheid en productveiligheid
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:
• serienummers aan afnemers, installaties of locaties te koppelen;
• productregistraties uit te voeren;
• veiligheidsincidenten te onderzoeken;
• waarschuwingen en veiligheidsinformatie te verstrekken;
• corrigerende maatregelen of terugroepacties uit te voeren;
• toezichthouders en fabrikanten te informeren;
• aan productveiligheids- en traceerbaarheidsverplichtingen te voldoen.
De grondslag is het voldoen aan wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigde belang bij productveiligheid, schadepreventie en een doelmatige terugroepactie.
5.7 Beheer en beveiliging van website en klantportaal
Wij verwerken technische en gebruiksgegevens om:
• onze website en systemen beschikbaar te stellen;
• klantaccounts te beheren;
• inloggen mogelijk te maken;
• misbruik, fraude en cyberaanvallen te voorkomen;
• technische fouten te onderzoeken;
• de beveiliging en prestaties van onze systemen te verbeteren.
De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang bij veilige en goed functionerende systemen.
Voor cookies of vergelijkbare technieken waarvoor wettelijk toestemming is vereist, baseren wij de verwerking op uw toestemming.
5.8 Communicatie en klantenservice
Wij verwerken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, contactverzoeken af te handelen en onze dienstverlening te verbeteren.
De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst, het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang bij goede klantenservice en relatiebeheer.
5.9 Marketing en commerciële communicatie
Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over:
• producten en diensten;
• prijswijzigingen;
• productbeschikbaarheid;
• trainingen en evenementen;
• technische ontwikkelingen;
• acties en aanbiedingen;
• relevant bedrijfsnieuws.
Wij sturen elektronische commerciële berichten wanneer:
• u daarvoor toestemming heeft gegeven;
• wij op grond van de wet berichten mogen sturen aan bestaande klanten over eigen, soortgelijke producten of diensten; of
• een andere geldige wettelijke grondslag van toepassing is.
Iedere commerciële e-mail bevat een mogelijkheid om u eenvoudig af te melden. U kunt ook rechtstreeks bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Na een afmelding kunnen wij uw e-mailadres op een blokkade- of suppressielijst bewaren om te voorkomen dat u opnieuw ongewenste marketing ontvangt.
Servicemededelingen, veiligheidswaarschuwingen, orderinformatie, facturen en noodzakelijke communicatie over een overeenkomst zijn geen marketingberichten. Afmelding voor marketing betekent daarom niet dat u geen noodzakelijke operationele berichten meer ontvangt.
5.10 Analyse en verbetering
Wij kunnen gegevens gebruiken voor:
• zakelijke rapportages;
• voorraad- en verkoopanalyses;
• kwaliteitsverbetering;
• verbetering van processen en dienstverlening;
• geaggregeerde statistieken;
• product- en supportanalyses.
Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens.
Wanneer persoonsgegevens worden gebruikt, baseren wij dit op ons gerechtvaardigde belang om onze bedrijfsvoering, dienstverlening en producten te verbeteren. Wij beoordelen daarbij of uw privacybelangen niet zwaarder wegen.
5.11 Juridische verplichtingen en geschillen
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:
• te voldoen aan wet- en regelgeving;
• sanctie- en exportcontroleverplichtingen uit te voeren;
• fraude en misbruik te onderzoeken;
• onze rechten en eigendommen te beschermen;
• rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• mee te werken aan verzoeken van bevoegde autoriteiten.
De grondslag is een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij bescherming van onze rechtspositie en bedrijfsvoering.
5.12 Werving en selectie
Wij verwerken sollicitatiegegevens om:
• sollicitaties te beoordelen;
• gesprekken te plannen;
• referenties te controleren wanneer dit vooraf met u is besproken;
• arbeidsvoorwaarden te bespreken;
• een arbeidsovereenkomst voor te bereiden.
De grondslag is het nemen van maatregelen voorafgaand aan een mogelijke arbeidsovereenkomst en ons gerechtvaardigde belang bij een zorgvuldig wervingsproces.
Voor het bewaren van gegevens voor toekomstige vacatures vragen wij afzonderlijk toestemming.
6. Is het verstrekken van persoonsgegevens verplicht?
In veel gevallen bent u niet wettelijk verplicht persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Bepaalde gegevens zijn echter noodzakelijk om:
• een offerte uit te brengen;
• een klantaccount aan te maken;
• een overeenkomst uit te voeren;
• een bestelling af te leveren;
• een factuur op te stellen;
• een betaling te verwerken;
• een garantie- of supportverzoek te behandelen;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan IO Supply mogelijk geen zakelijke relatie aangaan, bestelling uitvoeren, levering verzorgen of garantieclaim behandelen.
Wanneer wij om optionele gegevens vragen, vermelden wij dat waar nodig.
7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
IO Supply verkoopt geen persoonsgegevens.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden. Het kan onder meer gaan om:
• hosting- en IT-dienstverleners;
• leveranciers van ERP-, CRM-, boekhoud- en klantportaalsystemen;
• e-mail- en communicatiedienstverleners;
• betaaldienstverleners en banken;
• accountants, belastingadviseurs en auditors;
• vervoerders, expediteurs, magazijnen en logistieke dienstverleners;
• fabrikanten, importeurs en leveranciers;
• technische support- en reparatiepartners;
• garantieverleners;
• kredietinformatiebureaus;
• kredietverzekeraars en verzekeringsmaatschappijen;
• incassobureaus, deurwaarders en advocaten;
• marketing- en nieuwsbriefdienstverleners;
• opleidings- en evenementenpartners;
• overheidsinstanties, toezichthouders, politie en rechterlijke instanties;
• potentiële kopers, investeerders of adviseurs bij een voorgenomen fusie, overname of herstructurering.
Derden die namens IO Supply persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig contractueel verplicht de gegevens uitsluitend volgens onze instructies en met passende beveiligingsmaatregelen te verwerken.
Sommige partijen, zoals banken, vervoerders, fabrikanten, accountants en overheidsinstanties, kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Zij verwerken persoonsgegevens dan mede onder hun eigen verantwoordelijkheid en overeenkomstig hun eigen privacyverklaring.
Wij delen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is.
8. Fabrikanten, installateurs en eindgebruikers
Bij de verkoop en ondersteuning van thuisbatterijen kunnen meerdere partijen betrokken zijn, waaronder IO Supply, een fabrikant, een installateur, een softwareleverancier en een eindgebruiker.
Deze partijen kunnen ieder afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn voor hun eigen verwerking van persoonsgegevens. In bepaalde situaties kunnen partijen gezamenlijk verantwoordelijk zijn of kan één partij als verwerker voor een andere partij optreden.
Een installateur of wederverkoper die gegevens van een eindgebruiker aan IO Supply verstrekt, is verantwoordelijk voor:
• een geldige grondslag voor die verstrekking;
• het informeren van de eindgebruiker;
• het beperken van de gegevens tot wat noodzakelijk is;
• het veilig aanleveren van de gegevens;
• het sluiten van een verwerkersovereenkomst wanneer dit vereist is.
IO Supply gebruikt gegevens van eindgebruikers die zij via een zakelijke klant ontvangt alleen voor de overeengekomen ondersteuning, garantieafhandeling, productregistratie, productveiligheid of andere kenbaar gemaakte doeleinden.
Wanneer een eindgebruiker gebruikmaakt van een app, cloudplatform of account van een fabrikant, is ook de privacyverklaring van die fabrikant of platformaanbieder van toepassing.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers en dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte.
IO Supply geeft persoonsgegevens alleen door naar een land buiten de Europese Economische Ruimte wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat. Wij kunnen daarbij onder meer gebruikmaken van:
• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• bindende bedrijfsvoorschriften;
• aanvullende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
• een andere wettelijk toegestane doorgiftegrondslag.
U kunt contact met ons opnemen wanneer u meer informatie wenst over de waarborgen die bij een specifieke doorgifte worden gebruikt. Bepaalde delen van documenten kunnen om commerciële, juridische of beveiligingsredenen worden afgeschermd.
10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn vereist.
Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:
10.1 Financiële administratie
Facturen, betaalgegevens, verkoopadministratie, inkoopadministratie en andere fiscaal relevante gegevens worden in beginsel zeven jaar bewaard, of langer wanneer een afwijkende wettelijke bewaartermijn geldt.
10.2 Klant- en contractgegevens
Gegevens over klanten, overeenkomsten en bestellingen worden gedurende de zakelijke relatie bewaard. Na beëindiging bewaren wij de relevante gegevens in beginsel maximaal vijf jaar, tenzij:
• een langere wettelijke bewaartermijn geldt;
• gegevens onderdeel zijn van de financiële administratie;
• een langere garantie- of productveiligheidsperiode geldt;
• een geschil, onderzoek of rechtsvordering loopt;
• langere bewaring noodzakelijk is om onze rechten te beschermen.
10.3 Offertes en prospects
Gegevens van prospects en niet-geaccepteerde offertes bewaren wij in beginsel maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt of een langere termijn redelijkerwijs noodzakelijk is.
10.4 Garantie-, RMA- en supportgegevens
Wij bewaren garantie-, productregistratie-, support- en RMA-gegevens gedurende de toepasselijke garantieperiode en vervolgens in beginsel maximaal vijf jaar.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is voor productveiligheid, traceerbaarheid, een terugroepactie, een wettelijke verplichting of een lopend geschil.
10.5 Productveiligheid en incidenten
Gegevens over veiligheidsincidenten, terugroepacties en ernstige productgebreken worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor onderzoek, corrigerende maatregelen, wettelijke meldingen, traceerbaarheid en mogelijke aansprakelijkheidskwesties.
De precieze termijn kan afhankelijk zijn van de aard van het product, de economische levensduur, de toepasselijke wetgeving en het risico van het incident.
10.6 Website- en beveiligingslogs
Technische log- en beveiligingsgegevens worden in beginsel maximaal twaalf maanden bewaard, tenzij een langere termijn noodzakelijk is om een beveiligingsincident, fraude of misbruik te onderzoeken.
De bewaartermijnen van cookies worden vermeld in onze cookiebanner of cookieverklaring.
10.7 Marketinggegevens
Gegevens voor direct marketing worden bewaard totdat u zich afmeldt of bezwaar maakt, of totdat wij vaststellen dat de gegevens niet langer actueel of relevant zijn.
Bewijs van toestemming en afmeldgegevens kunnen langer worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is om aan te tonen dat wij aan de wet hebben voldaan en om uw afmelding te respecteren.
10.8 Sollicitatiegegevens
Gegevens van een afgewezen sollicitant worden in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij wij de gegevens langer moeten bewaren vanwege een geschil of wettelijke verplichting.
Met uw afzonderlijke toestemming kunnen wij sollicitatiegegevens maximaal één jaar bewaren voor toekomstige vacatures. U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.
10.9 Lopende geschillen en onderzoeken
Wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor een lopend geschil, onderzoek, klacht, verzekeringstraject of rechtsvordering, kunnen wij deze bewaren totdat de betreffende zaak definitief is afgerond en toepasselijke verjarings- of bewaartermijnen zijn verstreken.
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.
11. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website kan gebruikmaken van cookies, pixels, scripts, lokale opslag en vergelijkbare technieken.
Wij kunnen onder meer gebruikmaken van:
• strikt noodzakelijke cookies;
• functionele cookies;
• voorkeurscookies;
• analytische cookies;
• marketing- en trackingcookies.
Strikt noodzakelijke cookies zijn nodig om de website of het klantportaal veilig en correct te laten werken. Voor het plaatsen van cookies waarvoor wettelijk toestemming is vereist, vragen wij vooraf toestemming via onze cookiebanner.
U kunt uw cookievoorkeuren op ieder moment wijzigen of intrekken.
Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag geen gevolgen hebben voor de toegang tot de basisfuncties van onze website. Bepaalde optionele functies kunnen zonder de betreffende cookies minder goed werken.
De concrete cookies, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen moeten worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of in het cookievoorkeurencentrum.
12. Nieuwsbrieven
U kunt zich aanmelden voor onze nieuwsbrief of andere commerciële berichten. Wij registreren daarbij onder meer:
• uw e-mailadres;
• de datum en wijze van inschrijving;
• uw marketingvoorkeuren;
• het bewijs van toestemming, wanneer toestemming is vereist;
• uw afmelding.
U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen.
Een ingetrokken toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.
13. Sociale media
IO Supply kan actief zijn op zakelijke sociale mediaplatforms, bijvoorbeeld LinkedIn.
Wanneer u onze pagina bezoekt, een bericht plaatst, ons volgt of via een platform met ons communiceert, verwerken zowel IO Supply als de betreffende platformaanbieder mogelijk persoonsgegevens.
De platformaanbieder kan persoonsgegevens ook gebruiken voor eigen doeleinden, zoals analyse en gepersonaliseerde advertenties. IO Supply heeft niet altijd volledige controle over deze verwerking.
Raadpleeg daarom ook de privacyverklaring en privacy-instellingen van het betreffende sociale mediaplatform.
Socialmediapixels of vergelijkbare marketingtechnieken op onze eigen website worden alleen geactiveerd wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, waar vereist, toestemming is verkregen.
14. Beveiliging van persoonsgegevens
IO Supply neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:
• verlies;
• onbevoegde toegang;
• onrechtmatig gebruik;
• ongewenste wijziging;
• ongeoorloofde openbaarmaking;
• vernietiging.
Afhankelijk van de risico’s kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:
• toegangsbeveiliging en autorisatiebeheer;
• multifactor-authenticatie;
• versleuteling;
• back-ups;
• logging en monitoring;
• beveiligingsupdates;
• fysieke beveiliging;
• geheimhoudingsafspraken;
• leveranciersbeoordelingen;
• periodieke controle van toegangsrechten;
• procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.
Geen enkel systeem of communicatiemiddel is volledig veilig. Wanneer u vermoedt dat persoonsgegevens of een IO Supply-account zijn misbruikt, verzoeken wij u onmiddellijk contact met ons op te nemen.
15. Datalekken
Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, onderzoeken wij het incident en treffen wij passende maatregelen.
Indien wettelijk vereist, melden wij het datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen.
Zakelijke klanten en leveranciers moeten een mogelijk datalek waarbij gegevens van IO Supply of haar relaties betrokken zijn onmiddellijk melden via info@iosupply.com
16. Uw privacyrechten
U heeft, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:
• te weten welke persoonsgegevens wij over u verwerken;
• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken;
• niet te worden onderworpen aan bepaalde uitsluitend geautomatiseerde besluiten;
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Het recht op verwijdering is niet absoluut. Wij kunnen gegevens bijvoorbeeld blijven bewaren wanneer dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke bewaarplicht, een productveiligheidsverplichting, een lopend geschil of de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
Bezwaar tegen direct marketing
Wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing, stoppen wij met die verwerking. U hoeft daarvoor geen reden op te geven.
Bezwaar tegen andere verwerkingen
Wanneer de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, kunt u vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken. Wij stoppen dan met de verwerking, tenzij wij zwaarwegende gerechtvaardigde gronden hebben om de verwerking voort te zetten of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering.
17. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
U kunt een verzoek indienen via: info@iosupply.com
Vermeld daarbij duidelijk:
• welk recht u wilt uitoefenen;
• op welke gegevens of verwerking uw verzoek betrekking heeft;
• voldoende informatie om uw identiteit en de betreffende gegevens te kunnen vaststellen.
Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit. Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Wanneer identificatie op een minder ingrijpende manier mogelijk is, heeft dat onze voorkeur.
Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Bij complexe verzoeken of een groot aantal verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u binnen de eerste maand wanneer wij van deze verlenging gebruikmaken.
Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij, voor zover wettelijk toegestaan, een redelijke vergoeding vragen of weigeren aan het verzoek te voldoen.
18. Klacht indienen
Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, wanneer u in een ander land woont of werkt, bij de bevoegde privacytoezichthouder van dat land.
19. Externe websites en diensten
Onze website kan links bevatten naar websites, apps, productportalen of diensten van derden.
IO Supply is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze derden wanneer zij zelfstandig bepalen hoe en waarom zij persoonsgegevens verwerken.
Wij adviseren u de privacyverklaring van de betreffende derde te lezen voordat u persoonsgegevens verstrekt of een extern platform gebruikt.
20. Wijzigingen in deze privacyverklaring
IO Supply kan deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld wanneer:
• onze dienstverlening verandert;
• wij andere systemen of leveranciers gebruiken;
• wet- en regelgeving verandert;
• toezichthouders nieuwe richtlijnen publiceren;
• onze gegevensverwerkingen wijzigen.
De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. Bovenaan de privacyverklaring staat de datum van de laatste wijziging.
Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat redelijkerwijs mogelijk en wettelijk vereist is.
21. Contact
Voor vragen, opmerkingen, klachten of verzoeken over privacy kunt u contact opnemen met:
IO Supply B.V.
T.a.v. David van Gaalen
Hooipolderweg 20
2635 CZ Den Hoorn
Nederland
E-mail: info@iosupply.com
Telefoon: 085 213 0356